Dobrý den,

dovolte mi krátce se vrátit k proběhlému veletrhu s názvem Komunální veletrh, který se konal pod záštitou Svazu měst a obcí ČR z minulého týdne v Olomouci.

Náš tým pořádá veletrhy doma i v zahraničí již několik desetiletí, a vždy touto dobou po skončení jednotlivé akce především děkuje všem klientům za účast a analyzuje data návštěvnosti a PR ze strany pořadatele pro komerční použití  účastníků v řadách vystavovatelů.

Naše poděkování Vám, vystavovatelům, není třeba zdůrazňovat. Vaší účasti si vážíme a upřímně děkujeme. Co se návštěvnosti týká, jsme stejně tak jako vy zklamáni a musíme vše pečlivě vyhodnotit. Je jasné, že první ročník sebou nese určitá rizika, ale vzhledem k tomu, jaký byl o veletrh zájem ze strany komerčních subjektů, kolik úsilí jsme tomu společně věnovali, je celkový výsledek zájmu o návštěvu výstavy, spojené s odborným programem, který nemá letos v ČR obdoby „překvapivý“, a to samozřejmě negativně.

Spoustu z Vás nás již kontaktovalo s dotazy ohledně PR akce z naší strany, možnosti vrácení vynaložených prostředků z důvodu nespokojenosti a našeho spojení se souběžně probíhajícím Sněmem Svazu měst a obcí. Dovolte mi podrobněji vše vysvětlit a alespoň částečně odpovědět touto obecnější formou.

• Součástí odborných veletrhů je vždy doprovodný program, který má za úkol vyvolat zájem o návštěvu exponovaných B2B návštěvníků, kteří by v případě nabídky „pouze“ expozic návštěvu zvažovali. V našem případě byl program netradičně třídenní a prestižně zastoupený jak tématy, tak řečníky. V takové délce a osobní účasti byl tento program letos v ČR unikátní.

• Pro B2B akce, jako jeden z mála pořadatelů odborných veletrhů, vždy zřizujeme možnost registrace předem pro účely našich vystavovatelů a vždy na naše klienty apelujeme pro jejich distribuci svým zákazníkům s pozváním k návštěvě. Samozřejmě, tento důležitý bod vlastní akvizice návštěvníků neumíme ovlivnit a ani v tomto případě neznáme přesný počet, kdo tuto možnost využil či nevyužil.

• Svaz měst a obcí ČR, jako hlavní partner odborné části návštěvnické akvizice, dle předem dohodnutých bodů, s kterým jsme Vás postupně také informovali, a to prostřednictvím webu a e-news, učinil dle našeho názoru maximum v rámci propagace akce v nadstandartně dlouhém časovém období. Jen namátkou:

• • dvě vlny individuálního pozvání formou emailu (cca 10tis adres) na všechny obce a města ČR včetně přidružených organizací jménem předsedy Svazu pana Františka Lukla v době jednoho měsíce před konáním
  • v rámci každotýdenního E-zpravodaje na členy Svazu včetně odkazu na vlastní veletrh a doprovodnou konferenci v době cca čtyř měsíců před konáním
  • v rámci pravidelných Krajských setkání Svazu měst a obcí v době cca šest měsíců před konáním

• Vlastní Sněm, avízovaný jako jeden ze společných bodů spolupráce mezi veletrhem a Svazem měst a obcí ČR si podle našeho názoru zaslouží vlastní část naší zprávy. Často ji ve svých dotazech zmiňujete. Rád bych zdůraznil, že nikdy jsme nikoho neuvedli v omyl, že Sněm je součástí veletrhu. Naopak, vždy jsme uváděli obě místa konání. Opět musím zdůraznit, že Svaz měst a obcí dle našeho názoru zodpovědně ve svých zprávách a výstupech (spoustu z nich najdete i dnes na www.smocr.cz) poctivě uváděl svým delegátům jasné a transparentní spojení veletrhu a účast na Sněmu jako jako jeden celek s časovým předstihem na svém webu, ve svých e-zpravodajích, ale i během konání Sněmu na místě. Oficiální část návštěvy veletrhu byla v programu pro účastníky, a to ve středu 17.5. přesně dle dohody a v souladu s našimi výstupy vůči klientům. Středa byla zvolena záměrně i z důvodu nutnosti být pro většinu účastníků v odpoledních hodinách na místě a vzhledem k časnému zahájení programu Sněmu ve čtvrtek 18.5. I proto se odborná část programu v gesci Svazu měst a obcí ČR odehrávala ve středu od 13.00 včetně atraktivního venkovního programu v areálu výstaviště Flory Olomouc pod patronací např. BMW, Fiat, Opel, Peugeot a DS s přehlídkou a možnosti vyzkoušení elektromobility, a to až do ukončení vlastního veletrhu daný den s návazností vstupu na náš společenský večer mezi vás. Důvod finální neúčasti většího a předem potvrzeného počtu těchto návštěvníků neznáme. Důvodem může být i velice špatné středeční počasí při jejich cestě do Olomouce a z toho vzniklé dopravní potíže pro ty, kdo nepřijeli vlakem, což byla evidentně většina. Důvod neúčasti delegátů v dalších dvou dnech bohužel zatím neznáme. Jestli to byla účast prezidenta ČR a předsedy Senátu, která určitě „nabourala“ plány delegátů a předem sestavený program Sněmu, nebo jejich nezájem o podobnou událost, tak to nevíme. Informováni a zváni byli a svoji účast i předem potvrzovali. Ale jak bylo řečeno a avizováno z naší strany, tím „jejich“ dnem na veletrhu byla středa (viz výše).

• Za nás pořadatele spol. MDL Expo s.r.o., jsme využili běžné kanály pozvání pro B2B eventy:

• • čtyři vlny E-news formou direct mailingu a každý na 30 tis. adres komerčních subjektů v rámci celé ČR s ohledem na nomenklaturu veletrhu v době jednoho měsíce před konáním (v drtivé většině jste příjemci byli také a jejich podobu znáte). Netradičně jsme spolu s Vaší pomocí zpracovali katalog účastníků formou náhledových fotek Vašich exponátů pro větší představu případných návštěvníků. V e-zpravodajích před veletrhem jsme v jednoduché a přehledné grafické podobě tyto exponáty propagovali a zároveň zveřejňovali jednotlivé detaily k odbornému programu.
  • internetovou reklamu na sociálních sítích s ohledem na nomenklaturu veletrhu a region konání v době dvou týdnů před jeho konáním prostřednictvím specializované firmy s využitím klíčových slov ve vyhledávačích Google a Seznam, dále pak soc. sítě Facebook a Twitter v celkové výši 350 tis Kč., což je běžná částka pro tento typ reklamy a akce.

• Stranou nezůstalo ani vlastní Výstaviště Flora Olomouc s lokálním pokrytím (Olomoucký, Jihomoravský, Zlínský kraj):
  • e-news formou direct mailingu na cca 5 tis. emailových adres

• • rozsev pozvánek formou přímého pozvání od Výstaviště Flora Olomouc (komerční subjekty, státní správa, příspěvkové organizace, partnerské firmy)

Ze všech předem zaregistrovaných návštěvníků prostřednictvím registračních formulářů na stránkách pořadatele nakonec fyzicky prošlo veletrhem 593 osob.

K vlastní návštěvnosti mohu jen opakovat to, s čím jsme Vás průběžně informovali, již během příprav i jménem hlavního partnera akvizice odborných návštěvníků z řad samospráv Svazu měst a obcí ČR. Vše plánované a předem avízované v rámci PR proběhlo, a to dokonce nad rámec standardních postupů při podobných akcí. Dnes opravdu sami netušíme, proč výsledek nedopadl podle našich očekávání a co zapříčinilo výsledný nízký stav návštěvnosti, ačkoli zájem o návštěvu výstavy a odborného programu v průběhu návštěvnické kampaně byl standartní a optimistický. Jestli bylo chybou zaměřit se hlavně na členy zastupitelstev a úředníků samospráv, nebo termín a místo dnes opravdu nevíme. Musíme zkontaktovat všechny zájemce o návštěvu a pokusit se najít relevantní závěr i s partnery a s ohledem našich plánů do budoucna, kterým jsme nemálo obětovali.

Ohledně vrácení prostředků, jak sami tušíte, je bohužel situace daná obecnými obchodními vztahy. My, jako pořadatel, dokážeme připravit veletrh na profesionální úrovni a dostát všem závazkům vlastní účasti spojených s objednanými službami. Vynaložit veškeré know-how k tomu, aby veletrh byl řádně propagován podle typu akce a v tomto případě se zaměřením na B2B klientelu, ale nedokážeme predikovat a nikde neuvádíme předem, jak návštěvnost dopadne. To prostě není možné. Navíc na tomto premiérovém ročníku. Ač bychom rádi Vám alespoň část prostředků vrátili popř vynahradili jinak, i s ohledem na fakt, že tato událost nebyla plánována jako jednorázová, ale s představou vzniku nové a opakující se události, tak toto není možné. Finanční prostředky byly vyčerpány na organizaci a zabezpečení veletrhu jako takového.

Závěrem mi dovolte ještě jednou vyjádřit politování nad celkovou návštěvností. Za pořadatele a naše partnery jsme přesvědčeni, že veletrh s tímto zaměřením a takovýmto programem má v ČR budoucnost a sami jsme se v tomto při přípravách ujistili – zájem ze strany komerčních subjektů a ve finále i státních subjektů o spolupráci byl velký. Jestli malá návštěvnost byla způsobena zvolením místa nebo času, úzkou cílovou skupinou návštěvníků, krátkou přípravou, prvním ročníkem konání nebo jiným důvodem si dnes neumíme vysvětlit a budeme všechna data nadále shromažďovat. Dnes jen upřímně doufáme, že v budoucnu Vám budeme umět vše vysvětlit podrobněji a mnohým z Vás i nabídnout podobný projekt, ale s již lepším výsledkem a Vaše vynaložené investice Vám při této spolupráci alespoň částečně vynahradit.

Za pořadatele veletrhu

Michal Drážďanský, ředitel projektu